Asistente de IA en WhatsApp para academias, institutos y colegios

Conversso es un asistente de IA que responde por WhatsApp Business y en el chat de tu sitio web las preguntas de academias, institutos, cursos y colegios privados: valor de la matrícula, horarios, fechas de inicio, requisitos y proceso de inscripción. Responde solo con la información que cargas tú y, si algo no está, dice que no lo sabe. La inscripción, los pagos y cualquier tema que involucre a un menor de edad los resuelve una persona de tu equipo.

En resumen:

• El asistente responde precios, horarios, fechas de inicio y requisitos con tu oferta académica.
• Los cupos por grupo pueden salir de una tabla de Supabase consultada en vivo.
• Lo que involucre a menores o datos sensibles conviene que lo atienda una persona.
• No inscribe ni cobra; puedes empezar gratis, sin tarjeta, con 400 mensajes IA al mes.

Qué preguntan los interesados por WhatsApp

En temporada de inscripciones los mensajes se multiplican y casi todos piden lo mismo. Esta tabla muestra las preguntas típicas y de qué fuente sale cada respuesta:

Cada respuesta en la bandeja muestra qué fuente usó el asistente. Si una fecha está desactualizada, sabes qué archivo corregir.

Qué fuentes cargar

El asistente no necesita flujos ni menús de opciones: entiende la pregunta como la escribe la persona.

Oferta académica y reglamentos

• Documentos (PDF, Word, .txt o .md): brochure de programas, plan de estudios, reglamento estudiantil, lista de útiles, manual de convivencia. En Free puedes cargar hasta 3 documentos de 20.000 caracteres cada uno; en Expert, 10 veces más. Si tienes muchos programas, Expert te da espacio para todos.
• Textos escritos: proceso de inscripción, métodos de pago, fechas clave, políticas de retiro. El panel trae una plantilla de borrador para educación que editas con tus datos.
• Sitio web: en Free el asistente lee una página; en Expert, esa página y hasta unas 5 internas enlazadas, útil si cada programa tiene su propia página.

La guía para entrenar el asistente con PDF y Word explica cómo preparar estos archivos.

Cohortes y cupos en una tabla de Supabase

Si abres grupos cada mes y los cupos cambian, puedes tener una tabla en vivo en Supabase con columnas como programa, fecha de inicio, horario, modalidad y cupos disponibles. El asistente la consulta en cada respuesta, en modo solo lectura, hasta 50 filas y unos 4.000 caracteres. No inscribe a nadie ni escribe en la tabla.

Cómo se ve un día con el asistente (ejemplo)

Este es un ejemplo ilustrativo, no un caso real ni un resultado medido.

Por ejemplo, un instituto de idiomas publica una campaña para un nuevo grupo de inglés. Esa noche, varias personas escriben por WhatsApp y por el chat de la web. El asistente les dice el valor, la duración, el horario y la fecha de inicio que figuran en la tabla de cohortes, y explica qué documentos se piden para inscribirse.

Un padre de familia pregunta por un curso para su hijo de 12 años. El asistente da la información general del programa, no pide datos del menor y le indica que una persona del instituto lo contactará para continuar. Al día siguiente, la coordinadora abre la bandeja compartida, ve la conversación, toma el control (eso pausa al asistente en ese chat) y sigue el proceso.

Quien quiere inscribirse deja nombre y programa de interés; los datos quedan en leads y el equipo administrativo continúa la matrícula por su cuenta.

Qué conviene que atienda una persona

En educación hay temas que no deben quedar en manos de un asistente automático:

• Todo lo que involucre a menores de edad. Conviene que una persona atienda y que el asistente no pida datos del menor. La recomendación general es no pedir datos sensibles por el asistente; si llegan, pasar a una persona.
• Datos sensibles: información de salud, diagnósticos, necesidades educativas especiales o situaciones familiares.
• Matrícula y pagos: el asistente no cobra ni genera links de pago.
• Becas, convenios y casos especiales que dependen de una evaluación.
• Quejas académicas o de convivencia.

En todos los planes una persona puede tomar cualquier chat cuando quiera. En Expert puedes escribir reglas para que el asistente pase la conversación a una persona, por ejemplo cuando se mencione a un menor o una situación de salud, y usar Seguros para indicar temas sobre los que no debe opinar. Más sobre esto en el término traspaso a humano.

Qué plan conviene según el tamaño de tu institución

En temporada de inscripciones el volumen sube. Si llegas al 100 % de tus mensajes IA, el asistente deja de responder con IA hasta el mes siguiente o hasta que compres un paquete (+1.000 por USD 12). Recibes aviso por correo al 80 %. Revisa todos los detalles en precios.

Límites que debes conocer

• No inscribe ni matricula. Toma los datos; una persona continúa el proceso.
• No agenda entrevistas ni visitas en un calendario.
• No cobra matrículas ni pensiones.
• No escribe en tu base de datos ni en tu plataforma académica.
• No atiende Instagram ni Messenger, solo WhatsApp Business y el widget web.
• No inventa fechas ni precios. Si algo no está en tus fuentes, lo dice. Por eso importa mantener tus documentos al día; lo explicamos en por qué un chatbot inventa respuestas.

Responde las preguntas de inscripción con tu propia información

Crea tu cuenta gratis, conecta tu WhatsApp Business con un clic, carga tu oferta académica y prueba las respuestas en el simulador. Crea el asistente de tu academia o colegio.