Modelo de contrato que exige el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 cuando un Responsable entrega datos personales a un Encargado. Aplica a todo cliente de Conversso; los clientes empresariales pueden solicitar la versión para firma a [email protected].
Partes
EL RESPONSABLE: la organización cliente que contrata Conversso, identificada en la orden de servicio o en su cuenta.
EL ENCARGADO: Zero Azul Company SAS, NIT 901366384-2, sociedad colombiana, operadora de Conversso.
Primera. Objeto
Regular el tratamiento de datos personales que EL ENCARGADO realiza por cuenta de EL RESPONSABLE para prestar el servicio Conversso (asistente conversacional con inteligencia artificial para WhatsApp y web), conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen o complementen.
Segunda. Alcance del tratamiento
Titulares: usuarios que conversan con el asistente de EL RESPONSABLE, sus contactos y leads, y los usuarios del panel designados por EL RESPONSABLE.
Datos: número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp, contenido de los mensajes y adjuntos, datos que el asistente recoja según los campos que configure EL RESPONSABLE, y correo de los usuarios del panel.
Finalidades: responder las consultas de los titulares con la información que EL RESPONSABLE provee, registrar conversaciones y leads, enviar las comunicaciones que EL RESPONSABLE ordene, y medir el consumo del servicio.
Operaciones: recolección, almacenamiento, consulta, uso, transmisión a los subencargados listados y supresión.
Tercera. Obligaciones de EL ENCARGADO
Tratar los datos solo según las instrucciones documentadas de EL RESPONSABLE y para las finalidades descritas.
No usar los datos para fines propios, no venderlos ni usarlos para entrenar modelos de inteligencia artificial. Esta garantía aplica a los planes Expert y Max; en el plan Free el proveedor del modelo puede usar los mensajes según los Términos de servicio.
Aplicar las medidas de seguridad técnicas y organizativas descritas en conversso.co/seguridad, y mantenerlas actualizadas.
Guardar confidencialidad, también después de terminado el contrato, y exigirla a su personal.
Apoyar a EL RESPONSABLE en la atención de consultas y reclamos de los titulares, trasladándole en un máximo de 5 días hábiles cualquier solicitud que reciba directamente.
Notificar a EL RESPONSABLE cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos sin demora injustificada y a más tardar en 72 horas desde que lo conozca.
Permitir y facilitar las verificaciones razonables de cumplimiento que EL RESPONSABLE solicite con aviso previo.
Cuarta. Obligaciones de EL RESPONSABLE
Contar con la autorización de los titulares y la política de tratamiento que exige la ley.
Abstenerse de configurar el asistente para recolectar datos sensibles o de menores sin la autorización explícita del titular y sin informarle su carácter facultativo.
Verificar la exactitud de la información que entrega al asistente.
Reportar ante la SIC, cuando corresponda, los incidentes de seguridad y mantener su registro de bases de datos.
Quinta. Ubicación, transmisión internacional y subencargados
Los datos se alojan en un centro de datos de la Unión Europea (Helsinki, Finlandia), país con nivel adecuado de protección según la SIC. EL RESPONSABLE autoriza la participación de los subencargados listados en conversso.co/subencargados. EL ENCARGADO informará con al menos 15 días de antelación cualquier nuevo subencargado; EL RESPONSABLE podrá oponerse por causa razonable y, si no se llega a un acuerdo, terminar el contrato sin penalidad. EL ENCARGADO exige a cada subencargado obligaciones de protección equivalentes a las de este contrato.
Sexta. Terminación: devolución y supresión
Al terminar la relación, EL RESPONSABLE podrá exportar todos sus datos desde el panel o solicitar que EL ENCARGADO se los entregue en formato estructurado (JSON). Dentro de los 30 días siguientes a la terminación, o antes si EL RESPONSABLE lo pide, EL ENCARGADO suprimirá los datos de sus sistemas. Las copias de respaldo, cifradas, se eliminan automáticamente a más tardar a los 30 días. A solicitud, EL ENCARGADO emitirá un certificado de eliminación dentro de los 15 días hábiles siguientes. Se exceptúan los datos que la ley obligue a conservar, que se mantendrán bloqueados solo por el plazo legal.
Séptima. Duración y ley aplicable
Este contrato rige mientras EL ENCARGADO trate datos por cuenta de EL RESPONSABLE, y se rige por las leyes de la República de Colombia. En lo no previsto aplican los Términos de servicio y el contrato comercial entre las partes, que prevalece en caso de contradicción.